Olds College logo
SECTEUR Éducation – Enseignement supérieur
PAYS Canada
SITE WEB oldscollege.ca

Avec une interruption minimale des activités, le Olds College fait migrer son système de gestion financière d’un environnement ERP PeopleSoft de services gérés vers son propre système infonuagique Oracle Fusion Financials Cloud.

Besoin de l’entreprise

Le Olds College souhaitait mettre en œuvre son propre système ERP basé sur le nuage pour améliorer le contrôle et l’efficacité des processus financiers et d’approvisionnement, avec une meilleure expérience utilisateur et une réduction des coûts d’exploitation.

Solution

Le collège a collaboré avec NTT DATA pour faire migrer ses systèmes financiers d’une solution gérée par l’Université de l’Alberta vers un système Oracle Fusion Financials Cloud.

Résultats

  • Mise en œuvre d’Oracle Fusion ERP dans des délais très courts, sans interruption de l’activité.
  • Suppression de la dépendance à l’égard des services gérés par l’Université de l’Alberta.
  • Migration vers une application moderne, basée sur le nuage, pour plus de flexibilité et de personnalisation.
  • Transfère des 750 000 enregistrements financiers dans le grand livre du Olds College.
  • Réduction des coûts de licence de 50 %
  • Augmentation de la précision et réduction du risque d’audit en consolidant les processus manuels dans le système Oracle
  • Amélioration de l’efficacité globale, des rapports et de l’expérience utilisateu
Greg Wiens headshot Greg Wiens Directeur financier et directeur des services aux entreprises,  Olds College

« De nombreux projets ERP ne parviennent jamais à être mis en œuvre, et encore moins à respecter la date limite. Le fait que NTT DATA et notre équipe aient vraiment bien collaboré et mis en œuvre le système dans les délais très serrés que nous nous étions fixés, sans répercussions négatives notables, est étonnant et constitue un véritable exploit dans le monde des ERP ».

Une gestion financière complète et précise est l’élément universel qui empêche les dirigeants d’organisations de dormir la nuit. Et il ne s’agit pas seulement de gérer des fonds et des comptes, mais aussi de gérer les données et les processus qui leur sont associés. De nombreuses organisations s’appuient sur les systèmes ERP comme élément central de leur pratique de gestion financière. Les meilleurs systèmes sont évolutifs, personnalisables et suffisamment souples pour couvrir toutes les fonctions financières — tout en étant rentables.

Pour les petites organisations comme le Olds College, ce besoin se fait profondément ressentir. Après avoir utilisé pendant cinq ans un système ERP Oracle PeopleSoft hébergé par l’Université de l’Alberta, le Olds College a décidé de moderniser son utilisation de l’ERP. En collaborant avec NTT DATA, il a fait migrer un système de gestion financière de l’environnement PeopleSoft de l’université d’Alberta vers un système Oracle Fusion Financials Cloud. Ensemble, ils ont réalisé la migration en un temps record, sans interruption de l’activité.

Passage au nuage

Créé en 1913, le Olds College est spécialisé dans l’agriculture, l’horticulture et la gestion des terres et de l’environnement. L’un des 50 premiers collèges de recherche du Canada, ses 544 membres du corps professoral et du personnel et ses 1 500 étudiants ont pour objectif de « transformer l’agriculture pour un monde meilleur ». Durant l’été 2018, la Smart Farm du Olds College, une initiative passionnante qui transforme la ferme existante du collège en une ferme du futur, a été lancée. En adoptant les dernières technologies visant à améliorer la productivité, tout en utilisant efficacement et durablement les ressources, la Smart Farm crée un environnement d’apprentissage de pointe pour les étudiants et les apprenants.

Le contrat du Olds College avec l’Université de l’Alberta arrivant à échéance, le moment était venu d’envisager le passage à un nouveau système. Greg Wiens, directeur financier et directeur des services aux entreprises, voulait explorer les possibilités existantes pour la prochaine étape. « Nous avons vu là l’occasion de passer à un système de pointe, basé sur le nuage, que nous pouvions gérer nous-mêmes. Cela nous donnerait plus de contrôle, de flexibilité, une expérience utilisateur améliorée et de meilleurs rapports, ainsi que la possibilité d’intégrer certains de nos processus comptables sur papier que nous ne pouvions pas faire migrer vers PeopleSoft ».

Le collège était désireux de profiter des avantages d’une solution moderne basée sur le nuage. « Le nuage nous permettrait de personnaliser les expériences des utilisateurs, d’éliminer la maintenance du matériel et de limiter les interventions sur les logiciels », explique M. Wiens. « Oracle Fusion Financials Cloud se révèle être la meilleure option. »

Crédit supplémentaire : le pouvoir d’un bon ajustement

Il était essentiel de trouver le bon partenaire. Bien qu’ils aient reçu des propositions de plusieurs grands fournisseurs de solutions informatiques capables de fournir l’expertise technique nécessaire, NTT DATA s’est démarqué comme étant le meilleur choix. « Non seulement NTT DATA a présenté une offre très compétitive et une expertise technique impressionnante, mais son approche incluait le rajustement de l’effectif de l’équipe pour qu’elle corresponde à notre culture — c’était un élément important pour nous », dit M. Wiens.

En travaillant ensemble dans un délai serré, le Olds College et NTT DATA ont migré de la plateforme PeopleSoft au système Oracle Fusion Financials en 23 semaines, sans interruption significative des activités.

Solutions d’accélérateurs

La gestion de la migration comportait plusieurs défis, notamment un calendrier serré et la complexité de la migration des données financières, avec le risque et le temps supplémentaires que représente le transfert manuel de certaines données. NTT DATA a codé des accélérateurs numériques pour automatiser la migration complexe des données et réduire les erreurs. « Le développement des accélérateurs et la vitesse de mise en œuvre ont été impressionnants », déclare Wiens. « Le fait d’avoir des experts qui maîtrisaient le mappage des données à la fois de la perspective PeopleSoft et de la perspective Fusion était inestimable — nous n’aurions vraiment pas pu réaliser le projet sans NTT DATA et ces outils accélérateurs ».

Bien que la partie technique soit importante, il était tout aussi important que les deux équipes restent alignées à chaque étape du processus. Pour y parvenir, NTT DATA a mis en place des « Pilotes de salle de conférence » - une série de configurations progressives de l’environnement pour vérifier la conception et le développement. Cette approche a permis de maintenir le projet sur la bonne voie et de garantir le respect des jalons.

Alors que le processus avance, Wiens a observé quelque chose d’inhabituel. « Les projets ERP constituent un véritable défi; vous devez respecter des délais, la charge de travail est écrasante et il est facile de provoquer des conflits », a-t-il expliqué. « C’est l’une des choses que j’ai vraiment appréciées chez NTT DATA — ils ont continué à résoudre les problèmes par la collaboration dans les situations difficiles; il n’y avait pas de mentalité « nous contre eux ». Ce n’est pas toujours le cas lorsqu’on fait appel à des conseillers pour ce type de projet ».

Un avenir financier prometteur

Après 23 semaines, la migration du système ERP du Olds College vers Oracle Fusion était terminée, y compris le transfert de plus de 750 000 enregistrements financiers dans leur grand livre.

En plus de mettre fin à sa dépendance envers l’Université de l’Alberta, le passage à Oracle Fusion place le Olds College sur la voie du succès. La migration permet de réduire de 50 % les coûts de licence et offre toutes les fonctionnalités de PeopleSoft ainsi que d’importants avantages supplémentaires, notamment la possibilité d’intégrer des flux de travail sur papier qui existaient en dehors de PeopleSoft.

Le nouveau système améliore également l’expérience utilisateur en permettant des écrans personnalisables, des signets d’application, des représentations graphiques des données et des approbations simplifiées des dépenses. « Oracle Fusion réduira considérablement les risques et améliorera l’efficacité, l’efficience et la durabilité de nos processus de gestion financière », déclare M. Wiens.

En repensant à la migration, M. Wiens déclare : « De nombreux projets ERP ne parviennent jamais à être mis en œuvre, et encore moins à respecter la date limite. Le fait que NTT DATA et notre équipe aient vraiment bien collaboré et mis en œuvre le système dans les délais très serrés que nous nous étions fixés, sans répercussions négatives notables, est étonnant et constitue un véritable exploit dans le monde des ERP ».

PARCOURIR LES ÉTUDES DE CAS