Comment se débarrasser du passif de données

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Les sociétés amassent de vastes quantités de données dans leurs infrastructures – certaines utiles, d’autres pas. Si vos données ne sont pas alignées avec votre stratégie d’entreprise, elles sont inutiles, et représentent un « passif de données ». Une telle situation peut se produire si vous ne disposez pas d’un plan écrit détaillé pour la gestion de vos données, y compris en ce qui a trait à la collecte, à la conservation et à l’élimination des données. À l’instar des thérapeutes qui travaillent avec des accumulateurs compulsifs dans la série de téléréalité diffusée sur la chaîne A&E pour les aider à vaincre leur obsession pour l’accumulation d’objets, je travaille avec une équipe d’experts des données chez NTT DATA pour aider les organisations à mettre de l’ordre dans leurs données.

Voici cinq étapes que je recommande pour faire face au passif de données :

  1. Déterminez si vous avez un passif de données. Certaines données ne sont pas superflues. D’abord et avant tout, vous devez comprendre comment vos données vous permettent de réaliser les objectifs généraux de votre organisation : les types de données que vous possédez et la façon dont vous les recueillez, les gens qui les utilisent, le traitement qu’ils en font et l’objectif de l’utilisation de ces données. Ce dernier aspect est essentiel. Si vous recueillez et organisez des données, puis les mettez à la disposition d’utilisateurs qui ne s’en servent pas, vous perdez un temps et des efforts précieux. Toutes les sources de données dont vous disposez ont une utilité quelconque. Tentez de formuler leur raison d’être et la manière dont elles contribuent à votre stratégie. Si vous ne trouvez pas d’utilité réelle à une source de données, vous avez trouvé votre passif de données et pouvez prendre des mesures pour la supprimer.

    À titre d’exemple, votre entreprise de détail recueille des renseignements sur les préférences de magasin de vos clients depuis des années. Voilà que vous avez récemment déployé une boutique en ligne et que vous autorisez les clients à récupérer leur commande dans n’importe quel magasin de votre réseau. Les données sur les préférences de magasin que vous avez recueillies au moyen de champs, d’enregistrements ou d’ensembles de données ne vous aideront peut-être pas nécessairement à définir l’endroit où un client aimerait récupérer sa commande. Ces données peuvent représenter un passif de données. Qu’en faites-vous maintenant? Contribuent-elles toujours à votre stratégie et à vos objectifs généraux? En fonction de votre réponse, vous devrez peut-être modifier les données ou les supprimer de votre système.

  2. Étudiez votre passif de données. Une fois que vous aurez déterminé les enregistrements, les champs ou les ensembles de données qui constituent votre passif de données, classez chaque élément de données dans l’un des quadrants d’une matrice standard deux par deux en vous appuyant sur les coûts engendrés (temps et argent) et la complexité du projet (difficulté à résoudre). Dans le cadre des activités de nettoyage de votre passif de données, vous pourriez vous attaquer aux éléments qui sont relativement peu coûteux et faciles à résoudre. Par exemple, si vous jugez qu’une certaine source de données n’est plus pertinente aux fins de marketing, mais qu’elle peut être facilement combinée à une autre source de données pour fournir à l’équipe des ventes des renseignements supplémentaires sur les clients, faites-en votre premier projet et démontrez immédiatement l’utilité d’alléger le passif de données.

    Pour les questions plus complexes telles que les données qui servent à des fins d’analyse, envisagez de mettre au point un processus qui fasse passer continuellement les données de l’état actif à l’état inactif, puis de l’état archivé à l’état supprimé. Lors de l’évaluation de votre passif de données, chiffrez le coût des données que vous éliminerez de vos systèmes. Combien d’espace ces données consomment-elles dans votre base de données? Combien en coûte-t-il pour les recueillir, les préparer et les gérer? Combien de personnes consultent ces données sans les utiliser? Par exemple, les commis aux comptes débiteurs doivent-ils parcourir d’innombrables listes d’entreprises inactives? Les représentants commerciaux doivent-ils faire défiler des pages de coordonnées pour trouver celles qui sont à jour? Combien cette activité coûte-t-elle à votre organisation en perte de productivité?

  3. Planifiez votre travail et travaillez votre plan. Le projet visant à se débarrasser du passif de données s’avère complexe. C’est pourquoi il faut le soutien et l’adhésion de tous à l’échelle de l’organisation. Pour de tels efforts, établissez d’abord un plan détaillé et bien articulé qui rejoigne les responsables des finances, des opérations, des ventes et du marketing. Constituez une équipe de spécialistes des données et de personnes qui comprennent comment l’entreprise utilise les données. Une fois que vous connaissez le plan, que vous avez du soutien et les bonnes ressources, vous pouvez procéder à petite échelle et vous attaquer aux données d’un service à la fois. Gérez chaque projet avec rigueur, attention constante et souci du détail. Assurez-vous que toutes les personnes concernées et touchées par le nettoyage des données sont au courant de vos progrès et des problèmes que vous pourriez rencontrer. Une communication constante est la clé du succès.

  4. Fixez un objectif et mesurez vos progrès. Lorsque vous aurez établi votre plan, vous devrez fixer un objectif pour l’élimination ou la consolidation de votre passif de données. Par exemple, avez-vous une idée du nombre de projets désignés à l’étape 2 que vous entreprendrez au cours de ce trimestre, de cette année ou des deux prochaines années? Comment saurez-vous que votre projet est terminé? Quand la productivité se sera-t-elle améliorée? Quand la taille des bases de données sera-t-elle réduite? Quelle que soit la mesure choisie pour chaque projet, veillez à communiquer votre objectif et à ce que toutes les personnes concernées connaissent les résultats que vous cherchez à atteindre. La mise sur pied d’un comité directeur de gestion pour surveiller les progrès réalisés est une bonne pratique. Ce comité peut jouer un rôle d’amplificateur au sein de l’organisation, en donnant force et validité à vos efforts. Il est également utile de le faire participer au financement des projets liés au passif de données, car ceux-ci s’échelonnent souvent sur plus d’un trimestre ou d’un exercice.

  5. Ne vous arrêtez pas. Les projets liés au passif de données doivent respecter des échéances précises, ce qui signifie qu’ils ont une date de début et une date de fin. Il va toutefois sans dire que la gestion des données ne se limite pas à une série de projets. Par conséquent, la dernière étape de tout projet de nettoyage des données consiste à effectuer la documentation et à obtenir l’accord de toutes les équipes sur la façon dont vous allez maintenir les données épurées à l’avenir. Les efforts déployés pour se débarrasser du passif de données peuvent être vains si vous ne mettez pas en place un plan de gestion continue qui empêche les données de s’accumuler à nouveau.

Bien que les thérapeutes puissent aider les accumulateurs compulsifs à mettre de l’ordre dans leur maison, ces derniers doivent modifier leurs habitudes pour éviter de semer à nouveau la pagaille. De même, les organisations doivent changer d’attitude à l’égard de leurs données pour ne pas se retrouver avec un nouveau passif. À chacune des cinq étapes ci-dessus, une bonne pratique consiste à documenter le processus à suivre pour maintenir le passif des données au minimum. Grâce à cette documentation, votre entreprise sera parfaitement armée d’un processus viable pour la gestion des données qui lui permettra de n’avoir pratiquement aucun passif de données au fil des ans.

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Date de la publication : 2020-02-24

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