Le Commonwealth de Virginie réduit les coûts et la complexité avec Microsoft 365
L'Agence des technologies de l'information de Virginie (VITA) connecte, protège et innove en matière de services informatiques, d'infrastructure et de cybersécurité pour 69 agences gouvernementales de l'État de Virginie. Ces agences s'appuyaient auparavant sur une combinaison de solutions de productivité de Google et de Microsoft, ce qui compliquait la communication et la collaboration.
VITA s'est associé à NTT DATA pour migrer toutes les agences vers la plateforme Microsoft 365. Le Commonwealth est maintenant doté d'une solution de productivité unifiée qui améliore l'efficacité et la sécurité et réduit les coûts.
Besoins commerciaux
Les agences de l'État de Virginie fonctionnent de manière indépendante. Historiquement, les agences utilisaient une combinaison d'outils de productivité de Google Workspace et Microsoft 365. Cette fragmentation entravait la collaboration entre les agences et réduisait la sécurité des données.
À la suite d'une directive du nouveau gouverneur de réduire les coûts et d'améliorer le service, VITA a collaboré avec NTT DATA pour migrer tous les employés du Commonwealth vers une plateforme Microsoft 365 unifiée. La migration éliminerait les silos d'information, assurerait la livraison rapide des courriels et des messages, protégerait mieux les données, réduirait les coûts de licence et favoriserait une communication et une collaboration transparentes dans l'ensemble du Commonwealth.
Cette décision a également permis aux agences de tirer parti des outils Microsoft avancés tels que Power Automate pour simplifier les opérations et Power BI pour fournir des informations sur les données afin d’améliorer la prise de décision.
Résultats
- Transition sans temps d'arrêt imprévu ni impact sur les opérations
- Réduction des coûts de stockage des données
- Amélioration des rapports de conformité
Solution
Migration de précision avec une précision de 99,99 %
NTT DATA collabore depuis longtemps avec Microsoft pour proposer des solutions professionnelles innovantes et performantes. Lorsque NTT DATA a commencé à travailler avec VITA, l'équipe a conçu et déployé des intégrations entre les plateformes Google Workspace et Microsoft 365 des agences de l'État pour soutenir le Commonwealth. Cependant, lorsque le nouveau gouverneur a pris les rênes, VITA et NTT DATA ont été chargés de réduire la complexité et les coûts de licence en transférant toutes les agences vers Microsoft 365 hébergé sur Microsoft Azure.
Chaque agence d'État ayant des besoins uniques, NTT DATA a conçu les migrations de manière à ce qu'elles correspondent à leurs missions particulières. NTT DATA a travaillé avec chaque agence, une par une, en faisant migrer progressivement les utilisateurs vers la plateforme.
En moins d'un an, l'équipe a migré plus de 72 000 comptes d'utilisateurs et 1,6 milliard d'objets avec une précision de 99,99 %.
Les agences apprécient le partenariat et la fluidité de la transition. « Le travail de NTT DATA avec les agences du Commonwealth a démontré une efficacité inégalée et une approche sur mesure », déclare Bob Osmond, directeur de l'information du Commonwealth. « L'équipe a relevé la barre en matière de rendement et de service. »
Amélioration de la communication, de la collaboration et de la conformité
Les agences du Commonwealth disposent désormais d'un accès unifié aux outils de collaboration de Microsoft tels que SharePoint, Teams et OneDrive, ainsi qu'aux outils de productivité tels que Power Automate et Power BI. Le passage à Microsoft 365 permet également aux agences de gérer efficacement les rapports et de se conformer aux demandes de la Virginia Freedom of Information Act, sans encourir de coûts tiers supplémentaires.
« Avec notre nouvelle plateforme en place, nos organismes du Commonwealth peuvent maintenant collaborer plus efficacement, ce qui améliore la productivité grâce à une communication simplifiée », a déclaré M. Osmond.
Protection unifiée des données et des e-mails
Avant sa consolidation sur Microsoft 365, des politiques de sécurité des données incohérentes exposaient le Commonwealth aux cybermenaces, mais VITA a désormais renforcé la sécurité avec des politiques qui couvrent la prévention de la perte de données, le cryptage et la protection contre l'hameçonnage, les pourriels et les logiciels malveillants.
Le courrier électronique du Commonwealth est protégé à l’aide de Cloudflare Area 1 conjointement avec Microsoft 365. Dans une étude portant sur 22 millions de courriels acheminés par le Commonwealth sur une période de 30 jours, 10 % ont été bloqués comme étant malveillants, protégeant ainsi le Commonwealth et ses données en temps réel.
Réduction des coûts de licence et de stockage
L'un des objectifs du projet de migration était de simplifier les licences d'application afin de réduire les coûts des TI. L'équipe de migration a évalué l'utilisation des licences existantes et a identifié les licences sous-utilisées à libérer. Cet effort a permis au Commonwealth d'économiser près d'un million de dollars en coûts annuels récurrents.
La migration vers Microsoft 365 réduit également les coûts de stockage des données. En transférant le stockage réseau de VITA vers des comptes OneDrive basés sur le nuage, le Commonwealth peut économiser des centaines de milliers de dollars par mois rien que sur les coûts de stockage.
Partenariat continu pour le succès
NTT DATA continue de soutenir la VITA en lui fournissant de l'information, des formations et des stratégies afin de bénéficier de la migration. L'équipe a établi de nouvelles politiques et procédures pour améliorer la collaboration. Tous les documents de formation et de référence sont hébergés dans la plateforme ServiceNow de VITA pour référence ultérieure.
VITA prévoit de réaliser des gains d'efficacité et des économies supplémentaires en remplaçant les téléphones à voix par protocole Internet de l'agence par des appels Microsoft Teams. D'autres efforts sont en cours pour tirer parti de Microsoft 365 et de Microsoft Intune afin de simplifier la gestion des appareils mobiles.
« NTT DATA a fait preuve d'une compréhension phénoménale de notre activité et d'une grande souplesse, s'adaptant rapidement à nos besoins », déclare M. Osmond. « Leur approche de la transition a été cohérente et ils ont pris le temps de nous écouter et de comprendre nos besoins, ce qui a été crucial pour le succès du projet.
À propos de VITA
VITA équipe et habilite le pouvoir exécutif du Commonwealth de Virginie en matière d'infrastructure informatique, de cybersécurité, de gouvernance et de services d'approvisionnement. L'organisation soutient plus de 60 agences et 55 000 employés dans les pays du Commonwealth, au service des 8,6 millions de résidents de l'État de Virginie et de nombreux autres visiteurs.