SECTEUR Technologie
PAYS États-Unis
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Grâce à une mise en œuvre réussie de la plateforme Oracle Fusion Cloud pour les rapports comptables et financiers, Masergy réduit les délais de clôture mensuels de deux jours.

Services offerts : Oracle Services

Masergy raccourcit ses cycles de clôture mensuels et cycles de paiements, en plus d'accroître l'efficacité pour ses utilisateurs, grâce à la plateforme Oracle Fusion Cloud déployée avec l'aide de NTT DATA.

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Besoin de l’entreprise

Après le déploiement d'une plateforme Oracle Fusion Cloud pour ses activités financières, Masergy était aux prises avec un manque de stabilité, ce qui retardait les clôtures mensuelles et nuisait à l'efficacité pour les utilisateurs.


Solution

Les conseillers de NTT DATA ont évalué la situation, puis collaboré étroitement avec les équipes de la comptabilité et des TI de Masergy pour bien configurer la solution Oracle avec de nouvelles fonctionnalités et offrir des formations au personnel.

Résultats

  • Délais de clôture de période financière réduits de deux jours
  • Cycles de paiement réduits de 75 %
  • Soldes intersociétés réduits de 75 %
  • Élimination des tâches manuelles et des erreurs associées
  • Efficacité accrue grâce à des interfaces automatisées
  • Fonctionnalités permettant d'alléger et d'accélérer le travail des utilisateurs
Terri Cook Vice-présidente et responsable du contrôle de gestion,  Masergy

« Puisque la mise en œuvre de notre plateforme Oracle Fusion Cloud a pris très peu de temps, nous avons pu la mettre à profit une fois que NTT DATA avait ajusté les configurations et automatisé nos flux de travail. »

Partout au monde, des entreprises de toutes tailles déploient des réseaux étendus définis par logiciel (SD-WAN) pour prendre en charge des services de TI en nuage sur le Web ainsi que des modèles opérationnels basés sur l'Internet des objets (IdO). Depuis trois ans maintenant, le réseau géré SD-WAN sécurisé, simple et hautement évolutif de Masergy est considéré comme le plus visionnaire qui soit offert par un grand fournisseur mondial, comme démontré dans le rapport Magic Quadrant de Gartner Inc.

Masergy est responsable de la transmission d'un grand volume de donnés pour plus de 2 500 entreprises clientes réparties sur 170 pays. Selon Terri Cook, vice-présidente et contrôleuse chez Masergy, cette entreprise se distingue sur le marché par la performance de sa plateforme SD-WAN et la qualité de son service à la clientèle.

« Si les données de nos clients ne peuvent pas être acheminées comme il se doit, leurs activités risquent d'être ralenties ou interrompues. C'est pourquoi ils comptent sur Masergy pour une transmission rapide et sécurisée de leurs données », affirme Mme Cook. « Nous appliquons les mêmes principes à nos propres activités afin de pouvoir répondre aux besoins de nos clients et de nos investisseurs. »

Migration vers Oracle Fusion Cloud

L'équipe de Mme Cook, quant à elle, avait besoin d'accéder rapidement aux données financières afin de payer les fournisseurs dans les délais prescrits, de présenter des rapports aux gestionnaires et de bien clôturer chaque exercice, entre autres. Depuis des années, elle comptait sur un système d'applications financières Oracle E-Business Suite (EBS) sur place. Elle a récemment opté pour une mise à niveau vers la dernière plateforme Oracle Fusion Cloud. « Nous cherchions à profiter des plus récentes fonctionnalités, et la transition d'une plateforme Oracle à une autre nous paraissait bien simple », affirme-t-elle.

Comme elle avait éprouvé des difficultés de mise en œuvre avec un intégrateur tiers, Mme Cook a fait appel à NTT DATA pour discuter des services Oracle. Depuis plus de 20 ans, NTT DATA entretient une relation stratégique avec Oracle à titre de partenaire hautement spécialisé Cloud Premier de niveau Platine et possède une vaste expérience en applications, intergiciels et bases de données Oracle Cloud.

« Puisque notre plateforme Oracle Fusion Cloud a été rapidement mise en œuvre et stabilisée, nous avons pu la mettre à profit une fois que NTT DATA avait ajusté les configurations et automatisé nos flux de travail », explique Mme Cook. « Leur énoncé de travail était de toute précision, jusqu'à la division des tâches sur place et externalisées; nous avons donc vu qu'ils savaient exactement comment corriger et optimiser notre déploiement afin que nous bénéficiions de toutes les fonctionnalités payées. »

Flux de travail rationalisés et efficacité accrue pour les utilisateurs

Mercy Ngatia, gestionnaire de la comptabilité, était très satisfaite de l'approche exhaustive de NTT DATA. « Nos conseillers NTT DATA ont pris le temps de comprendre les nombreux flux de travail traités par notre système Oracle, non seulement de manière globale, mais aussi du point de vue des utilisateurs », affirme-t-elle. « Guidés par ces nouvelles perspectives, ils ont pu concevoir de nouvelles méthodes pour aider les utilisateurs à travailler plus efficacement. »

Par exemple, les conseillers de NTT DATA ont discuté face-à-face avec chaque membre de l'équipe pour comprendre ses responsabilités et sa manière de travailler au quotidien. « Aidés par ces renseignements, les conseillers ont pu définir d'autres fonctionnalités pertinentes qui permettraient aux utilisateurs de tirer parti d'Oracle Fusion pour maximiser leur productivité et simplifier leurs tâches », déclare Mme Ngatia.

Selon Mme Ngatia, la première mise en œuvre d'Oracle Fusion occasionnait des pertes de factures des fournisseurs ainsi que des retards de paiements. Qui plus est, les factures et paiements devaient être rapprochés manuellement avec les entrées de journal appropriées pour les trois filiales de Masergy. « Grâce aux services de NTT DATA pour rectifier notre mise en œuvre d'Oracle Fusion, nous avons pu réduire de 75 % nos cycles de paiements et cycles intersociétés », explique-t-elle.

Un projet remis sur la bonne voie pour raccourcir d'un tiers les cycles de clôture

Manjeera Chandra, ingénieure logicielle principale pour l'organisation de contrôle de Masergy, a fait appel aux experts de NTT DATA pour remettre le projet de mise en œuvre d'Oracle Fusion sur les rails. « Grâce aux conseils éclairés de NTT DATA, nous avons réussi à automatiser les différentes interfaces et à simplifier considérablement nos flux de travail. Maintenant, nous pouvons payer nos fournisseurs à temps et traiter les comptes de frais de nos employés sans tarder », affirme-t-elle. « Mon travail s'en retrouve nettement allégé, avec beaucoup moins de problèmes d'utilisateurs à gérer. Ainsi, je peux consacrer mon temps à me renseigner sur le système et son éventail de fonctionnalités. »

Mme Chandra a collaboré étroitement avec les conseillers de NTT DATA sur place au quotidien, et avec les experts à l'externe affectés au projet lorsque nécessaire. Elle a apprécié le savoir-faire, la communication et la réactivité des membres de l'équipe NTT DATA, peu importe leur emplacement, et a surtout été impressionnée par la disponibilité de son partenaire NTT DATA sur place. « Il demeurait disponible à tout moment de la journée ou de la soirée, même les fins de semaine, et retournait mes appels et courriels en quelques minutes seulement. »

Aujourd'hui, Masergy bénéficie d'une plateforme Oracle Fusion Cloud complètement fonctionnelle, tout comme Oracle l'a prévu dans sa conception. Mme Cook a constaté des gains d'efficacité chez son personnel des finances, qui peut désormais mieux répondre aux demandes provenant de l'interne et de l'externe.

« Nous devons rendre compte à nos banques clientes dans les meilleurs délais, fournir à nos équipes des ventes les indicateurs nécessaires pour bien commercialiser nos services et veiller à ce que les responsables de secteurs disposent des données requises pour surveiller leur rendement », explique-t-elle. « Chose plus importante encore, nous avons réduit notre cycle de clôture mensuel de six à quatre jours seulement grâce à la stabilisation et à l'optimisation de notre plateforme Oracle Fusion Cloud par NTT DATA. »

Selon Mme Cook, la mise en œuvre réussie de la plateforme Oracle par NTT DATA a permis à son entreprise de réaliser des économies de temps considérables. « Notre achat nous a permis de gagner plusieurs jours chaque mois pour travailler sur nos projets stratégiques, et ainsi maximiser la valeur pour l'entreprise et pour nos clients », explique-t-elle.

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