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SECTEUR Professionnel de la santé
PAYS États-Unis
EMPLOYÉS 1 800
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Après avoir optimisé les processus de gestion de sa chaîne d'approvisionnement et son utilisation de MEDITECH, l'East Tennessee Children's Hospital prévoit économiser 1,3 million de dollars dès la première année, tout en libérant son personnel pour qu'il puisse se concentrer sur les soins aux patients.

Besoin de l’entreprise

L'East Tennessee Children's Hospital avait l'occasion d'améliorer grandement ses processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement : les processus fragmentés et décentralisés qui étaient en place donnaient lieu à des stocks excédentaires et à des inefficacités liées au travail manuel.

 

Solution

L'hôpital a demandé à NTT DATA Services d'évaluer ses processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement, de concevoir un modèle rationalisé et centralisé tirant parti de MEDITECH, et de l'appuyer pour la mise en œuvre et la gestion des changements.

Résultats

  • Économie prévue de 1,3 million de dollars la première année
  • Réduction des stocks périmés de près de 50 %
  • Diminution de moitié de la variation des stocks
  • Le personnel médical peut désormais se concentrer sur les soins aux patients
  • Capacités de production de rapports et visibilité améliorées
East Tennessee Children Hospital - Customer headshot Steven Godbold Vice-président à l'exploitation et directeur de l'exploitation,  East Tennessee Children's Hospital

« Nous avons diminué la valeur de nos stocks de 4 millions de dollars à 2,5 millions de dollars, tout en réduisant nos stocks périmés de moitié, grâce à un modèle rationalisé et centralisé, conçu à l'aide des conseils de NTT DATA ».

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L'East Tennessee Children's Hospital prévoit économiser 1,3 million de dollars dès la première année, tout en libérant son personnel pour qu'il puisse se concentrer sur les soins aux patients.

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Gérer les activités d'un hôpital est une tâche complexe. Bien que les soins aux patients soient toujours leur mission principale, les hôpitaux doivent aussi optimiser le rendement de leur personnel, de leurs installations et de leur chaîne d'approvisionnement. Les modèles de paiement d'aujourd'hui qui sont axés sur la valeur compliquent toutefois les choses, poussant continuellement les hôpitaux à rechercher de nouveaux gains d'efficacité sans sacrifier la qualité des soins.

L'East Tennessee Children's Hospital se trouvait dans cette situation. Possédant 152 lits, cet hôpital est l'un des quatre centres pédiatriques régionaux certifiés par l'État à offrir des soins complets aux enfants gravement malades dans un rayon de 320 kilomètres (200 milles). « Depuis notre fondation, en 1937, nous appliquons une politique de porte ouverte : nous ne refusons des soins à aucun enfant », indique Steven Godbold, vice-président à l'exploitation et directeur de l'exploitation. « Aujourd'hui, près de 70 % de nos patients sont couverts par le régime TennCare Medicaid. Nous devons donc surmonter un défi financier afin de pouvoir continuer d'offrir les soins d'excellente qualité qui font notre réputation. »

Depuis que M. Godbold s'est joint à l'hôpital, en 2016, sa première priorité a toujours été de veiller à ce que le personnel soignant de l'établissement puisse se concentrer sur la prestation des meilleurs soins possible. Il doit également surveiller les dépenses de près. La gestion de la chaîne d'approvisionnement lui est apparue comme une belle occasion de réaliser des économies. « Presque tous les employés pouvaient commander des fournitures, puis les conserver dans des armoires de rangement aux quatre coins de l'hôpital », relate-t-il. « En plus de reposer sur des registres papier, notre processus était inefficace, car les stocks étaient gérés par chacun des services. »

Stocks excédentaires et faible visibilité

En conséquence, nos niveaux de stocks, notre rotation et notre visibilité étaient faibles également. « Nous avions de la difficulté à vérifier nos quantités de stocks, mais nous savions que nous en avions beaucoup plus que nécessaire », explique M. Godbold. « Nous avions l'habitude d'attendre que le service de la comptabilité nous éclaire à la fin de l'année. Nous n'avions aucun moyen de suivre les tendances ou de corriger les problèmes de rendement. Et nous devions réduire nos coûts de stocks. Chaque année, nous nous débarrassions de plusieurs millions de dollars en stocks périmés. »

Pour obtenir de l'aide, M. Godbold s'est tourné vers NTT DATA Services. Elle avait aidé l'hôpital à déployer la version 6.0 de MEDITECH en 2011. NTT DATA a mis au service de l'hôpital des consultants en soins de santé qui possédaient une vaste expérience en gestion de chaîne d'approvisionnement ainsi qu'une connaissance approfondie de MEDITECH. Ils ont utilisé une méthode éprouvée pour évaluer, concevoir et optimiser les flux de travaux et les processus de l'hôpital, ont préparé l'organisation aux changements, puis ont assuré un suivi pour veiller à ce que les changements soient mis en œuvre de façon durable.

L'évaluation s'est déroulée sur une période de six semaines. Parmi les constats les plus importants : MEDITECH offrait des outils de suivi de la chaîne d'approvisionnement et de production de rapports que l'hôpital n'utilisait pas, ou utilisait trop peu. L'équipe de NTT DATA Services a également mis au jour le fait que l'une des procédures chirurgicales de l'hôpital était facturée aux assureurs à un montant inférieur au montant permis, ce qui avait occasionné une perte de revenu nette de 500 000 $ l'année précédente.

« Nous avons diminué la valeur de nos stocks de 4 millions de dollars à 2,5 millions de dollars, tout en réduisant nos stocks périmés de moitié, grâce à un modèle rationalisé et centralisé, conçu à l'aide des conseils de NTT DATA », indique M. Godbold. « Aujourd'hui, nous disposons d'un guichet unique pour les commandes et d'un autre pour la réception, autant pour les fournitures de bureau que pour les fournitures médicales. »

Travailler plus intelligemment, et non plus fort

En utilisant les outils de suivi de la chaîne d'approvisionnement et de production de rapports de MEDITECH, l'hôpital est passé de processus décentralisés à un processus électronique centralisé. Cette transformation lui a permis de réaliser de nouveaux gains d'efficacité relativement aux commandes et de réduire considérablement ses coûts. « En nous rapprochant considérablement d'une approche juste-à-temps pour la gestion des stocks, nous avons économisé 1,3 million de dollars en coûts lors de notre première année d'utilisation du modèle de chaîne d'approvisionnement que NTT DATA nous a aidé à mettre en place », indique M. Godbold. « Nos nouvelles capacités de production de rapports nous offrent aussi une transparence et une visibilité accrues : nous pouvons maintenant obtenir un portrait quotidien ou mensuel, n'importe quand. »

Pour faciliter la gestion du changement et favoriser une intégration durable des nouveaux processus optimisés dans ses pratiques, l'hôpital a ajouté à son effectif l'un des experts en chaîne d'approvisionnement dans le domaine des soins de santé de NTT DATA à titre de directeur intérimaire de la gestion matérielle. « Le spécialiste de NTT DATA que nous avons intégré temporairement à notre équipe d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement était sur place quatre jours par semaine », précise M. Godbold. « En pouvant compter sur un expert de NTT DATA impliqué d'aussi près avec notre personnel, nous nous sommes assurés d'intégrer les changements de façon durable au sein de notre organisation. Cela a beaucoup contribué à notre succès. »

Plus important encore, l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement permet d'assurer l'excellence des soins. « Avec nos nouveaux processus rationalisés, notre équipe de soins de première ligne est en mesure de se concentrer sur les soins aux patients, sans avoir à se soucier des besoins liés à la chaîne d'approvisionnement, ni de l'emplacement des fournitures ou de leur provenance », indique M. Godbold. « NTT DATA a véritablement transformé nos activités, en nous permettant de travailler plus intelligemment, et non plus fort. »

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